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27. 데이터를
자동으로 요약해주는 부분합 
지금까지 했던
작업처럼 데이터를 가공하고 걸러내는 작업도 중요하지만, 데이터를
요약해서 분석하는 것도 매우 중요한 데이터베이스 작업중의 하나입니다.
엑셀은 데이터의 요약을 위해 많은 도구들을 제공하는데, 그 중에서
가장 핵심중인 기능이 부분합입니다. 부분합이란 기준을 정한 부분에
대한 계산을 하는 것으로, 합계나 평균 같은 요약 함수로 부분합 값을
계산할 수 있습니다.
예를 들어, 서울 지역 출신들의
평균 봉급을 요약하거나, 직급이 대리인 사람들의 98년도 매출 합계를
구하는 등의 작업을 할 수 있는 것입니다. 부분합이라는 명칭 때문에
그 기능을 이해하지 못하는 경우가 많은데, 어떤 기준(부분)에 대해서
함수를 사용한 계산을 하는 것이라고 이해하면 됩니다.
그럼
예로 들었던 것처럼 서울에 사는 직원들의(기준이 되는 부분) 평균 봉급(계산)을
계산해 보도록 하겠습니다.
1>
부분합으로 데이터 요약하기
①
부분합을 이용해서 데이터를
요약하는 첫 번째 단계는 반드시 원하는 기준으로 정렬을 해야 한다는
것입니다. 이 작업은 매우 중요하므로 꼭
기억해 두시기 바랍니다. 현재 하려는 작업은 서울에 사는 직원들이
기준이므로 먼저 "주소" 필드의 정렬을 먼저 해주어야 합니다.
정렬을 하지 않고 부분합을 실행했을 경우에는 원하는 결과가 나오지
않습니다.
② 정렬이 끝났으면 [데이터-부분합]을 선택합니다. 그러면 다음과
같은 대화상자가 나타나는데 여기에서 원하는 부분합의 설정을 해주어야
합니다. 부분합의 의미를 되새기면서 항목을 하나씩 이해해 보시기 바랍니다.
이렇게 설정이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다.
③ 다음과
같이 시트에 데이터의 윤곽이 자동으로 변경되면서 부분합이 만들어졌습니다.
④ 현재는 하위 데이터가 모두 보이는 상태입니다. 이 상태에서
서울 지역의 하위 데이터를 숨기고 결과적으로 보고 싶은 서울 지역의
평균 급여만을 보고 싶으면 왼쪽의 윤곽기호 -를 클릭해서 + 표시를
바꾸면 됩니다.
이렇게 윤곽기호를 이용해서 개별적으로 하위데이터를
숨기거나 볼 수 있지만, 이름 상자 바로 밑에 생긴 윤곽 번호를 통해서
전체적인 데이터 수준을 한번에 조정할 수도 있습니다. 3번은 모든 하위
데이터를 보여주고(부분합을 처음 만들었을 때와 동일), 1번은 모든
하위데이터를 숨기고 전체 평균만을 보여주게 됩니다. 2번은 그 중간
단계로서 다음과 같이 각 지역별 평균만 출력해 주는 것이죠.
⑤ 이번에는 부분합을 통해서 요약된 데이터로 간단한 차트를 만들어
보겠습니다. 부분합에서 이름과 주소, 급여 필드를 선택한 후 다음처럼
차트를 만들어 보세요. 기본적으로는 현재 화면에 보이는 부분만 차트로
나타나게 되지만, 데이터 윤곽 수준을 변경하면 변경된 내용이 차트에
그대로 반영되게 됩니다.
부분합을 잘 활용하면 이렇게 특정 기준에 따른
데이터를 요약해서 분석할 수 있습니다.
2>
부분합 중첩하기
이번에는 부분합이
만들어진 상태에서 다른 항목도 부분합에 추가해보는 작업을 하겠습니다.
이 기능을 부분합의 중첩이라고 하는데, 예를 들어 현재는 부분합에
각 주소지별 평균 급여만 요약되었지만, 98년 판매액의 합계도 추가시킬
수 있습니다.
① 먼저 부분합 데이터의 임의의 셀을 선택한
뒤, [데이터-부분합]을 선택하면 동일한 부분합 대화상자가 나타납니다.
여기에서 부분합 계산 항목에 새로 추가할 데이터인 "98년 판매액"을
선택해 줍니다.(기존에 선택되어 있던 "급여"는 선택을 해제합니다.)
② 그 후 사용할 함수는 98년 판매액의 합계를 구할 것이므로 "합계"를
선택하고, 아래 옵션에서 "새로운 데이터로 대치"의 선택을
해제해 줍니다. "새로운 데이터로 대치"를 선택하면 기존의
부분합 데이터는 무시되고 다시 부분합이 만들어지게 됩니다.
③ 다음 그림처럼 2개의 항목이 요약된 부분합 시트가 만들어졌을 것입니다.
데이터의 구조가 변경되었으므로 윤곽기호나 윤곽번호도 한 수준
증가되어 변경되었습니다. 한번씩 클릭하면서 어떤 데이터 수준으로
화면에 보이게 되는지 실습해 보시기 바랍니다.
④ 부분합을
사용하는 방법을 배웠습니다. 그런데 어떻게 원본데이터 형식을 돌아갈
수 있을까요? 데이터를 요약하고 분석하는 작업이 끝났기 때문에 다시
원본데이터로 돌아가야 하는데, 메뉴를 아무리 찾아봐도 그런 메뉴는
보이지 않고... 부분합을 삭제하고 원본 데이터로 복귀할 때에도 마찬가지로
부분합 대화상자를 이용하게 됩니다. 꼭 기억해 두세요.
[데이터-부분합]을
선택한 후 부분합 대화상자에서 [모두 제거]를 클릭하면 원본데이터로
복귀하게 됩니다.
이제부터 데이터를 요약해서 보고서를 작성하거나
차트를 만들때는 부분합으로 간편하게 해결하세요.
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