|
25. 고급 필터링 
고급 필터는 앞에서 배운 자동
필터와 역할은 같지만 더 다양하고 복잡한 조건을 지정할 때 사용하는
방법입니다. 고급 필터는 사용자가 시트에 직접 식을 입력해서 사용하기
때문에 조금 까다롭지만, 많은 양의 데이터를 여러 조건을 지정해서
추출할 수 있기 때문에 자주 사용되는 기능입니다. 앞에서 함수를 배울
때 "데이 터 베이스 함수"는 생략했었는데 그것은 고급필터에서
사용되는 식을 이해해야만 알 수 있기 때문이었습니 다. 데이터 베이스
함수는 고급필터를 이해한 다음에 다시 배우게 됩니다.
1> 고급 필터식 작성하기
고급 필터식은 데이터베이스 함수식과 동일하기 때문에 잘
알아두는 것이 좋습니다. 보통 고급 필터식은 원본 데이터(목록)의 위에
작성하게 됩니다. 왜냐하면 고급
필터식은 원본데이터의 필드 이름과 서식이 똑 같아야 하므로 원본 데이터를
복사해서 만들기 때문입니다. 기본적으로
원본 데이터 위에 빈 행이 세
개 이상 있어야만 고급 필터식을 세울 수
있습니다. 다음 과정을 따라서 차분히 실습해 보세요.
① 먼저
빈 행을 삽입하기 위해 행 번호를 선택한 다음 그 위에 마우스 포인터를
위치시킨 후 오른쪽 버튼을 눌러서 단축메뉴를 나타냅니다. 단축메뉴에서
[삽입]을 선택하면 선택한 행 번호의 개수만큼 빈 행이 삽입됩니다.
② 이제 본격적으로 고급 필터식을 작성해 보겠습니다. 조건은
김씨나 강씨 성을 가지고 97년에 입사한 직원들 중 직급이 대리인 사람들로
정해보겠습니다. 물론 이 조건은 자동필터로도 가능하지만 지금은 고급
필터식을 배우는 단계이므로 그냥 진행해보겠습니다. 우선 결정해야
할 사항은 어떤 필드가 조건식에 필요한지를 결정하는 것입니다. "성"이
포함되었으므로 "이름" 필드가 필요하고, 입사시기도 조건이므로
"입사일자" 필드도 필요합니다. 또한 현재 직급도 조건식에
포함되니까 "직급" 필드도 필요하게 됩니다.
고급 필터식의 항목은 원본 데이터를 복사해서 사용한다고 했으므로,
원본데이터에서 필요한 필드 이름을 고급식을 작성할 부분으로 복사합니다.
복사는 메뉴를 이용해도 되지만, 마우스를 이용하는게 훨씬 간편하겠죠?
③ 다음 그림과 같이 키를 이용해서 필요한 레이블을 복사합니다.
한번 더 강조하지만, 고급 필터식은 항상 원본 데이터 목록을 참고하기
때문에 아무렇게나 입력해서는 안되고, 원본데이터의 필드이름을 복사해서
사용해야 합니다.
④ 레이블의 복사가 끝나면 다음과 같이
식을 입력합니다.
⑤ 이제 아주 중요한 내용이 나오니까 긴장하세요.
고급 필터식을 직접 시트에 작성할 때 행 방향(왼쪽에서 오른쪽)은 AND
연산으로 처리되고, 열 방향(위에서 아래)은 OR 연산이 적용됩니다.
즉 다음과 같은 연산구조를 가지는 것입니다.
다음과 같은 식을 입력합니다. 레이블은
복사를 이용하구요.
이 식을 풀어서 생각해 보면 성이 김씨이거나
(또는) 강씨이면서, (그리고) 입사일자가 97년 1월 1일 이후이고, (그리고)
입사일자가 97년 12월 31일 이전이고, (그리고) 직급이 대리인 사람을
찾아내는 식이 되는 것입니다. 이런 원리를 이용하면 어떤 조건이라도
식으로 나타낼 수 있습니다.
이제 고급 필터 식에 대해서 이해가
되시죠? 그렇다면 다음 식은 어떤 의미를 가지는 것일까요?
이 식에서는 AND로 연결되는 항목이 하나도 없죠? 따라서 김씨이거나
(또는) 입사일자가 97년 5월 1일 이후이거나 (또는) 직급이 대리인 사람이
모두 출력되는 것입니다. 이제 확실하게 이해가 되셨죠? 그럼 실제로
식을 이용해서 필터링 작업을 해보겠습니다.
2>
고급 필터링으로 데이터 추출하기
방금
세운 식으로 필터링 작업을 해보겠습니다. 고급 필터링은 조건식만 작성할
수 있으면 그 다음 과정은 쉽게 할 수 있습니다.
① 우선 목록
가운데의 셀을 선택한 후 [데이터-필터-고급필터]를 선택합니다. 그러면
다음과 같이 목록 범위가 자동으로 선택되고 고급 필터 대화상자가 나타납니다.
※ 고급 필터 대화상자
"데이터 범위"는 원본 데이터의 범위를 말하는
것이며, "조건 범위"는 조건식을 세운 범위를 가리키는 것입니다.
위에서 "현재 위치에 필터"를 선택하면 원본데이터는 보이지
않고 필터링된 데이터가 현재 위치에 보이게 됩니다. 여기에서는 결과를
다른 장소에 복사하기 위해서 "다른 장소에 복사"를 선택한
후 "복사 위치" 항목에서 결과를 복사할 셀을 선택해 줍니다.
그 후 확인 버튼을 클릭하면 다음 그림처럼 조건식에 의해 필터링된
결과가 나타나게 됩니다.
특별한 지정을 하지 않는 한 원본데이터의
모든 필드가 그대로 출력됩니다. 또한 고급 필터 대화상자의 "고유
레코드만"을 선택하면 찾을 조건을 만족하는 행에서 중복되는 행을
제외시킬 수 있습니다.
3> 원하는 항목만
결과로 출력하기
이번에는 조금 다른
결과를 얻도록 해보겠습니다. 내가 추출하려는 데이터는 조건에 맞는
데이터 중 그 사람의 이름과 최종학력 그리고 급여만 알고 싶다고 가정을
해봅시다. 고급필터는 기본적으로 결과 데이터를 원본과 같은 형태로
복사해주기 때문에 필요 없는 데이터까지 결과값으로 나타나게 되지만,
미리 구하려는 필드의 이름을 정해놓으면 해당되는 필드만 결과값으로
나타내게 됩니다.
① 우선 결과값으로 보고 싶은 데이터가
조건을 만족하는 데이터 중 그 사람의 이름과, 학력과 급여이므로 이
필드를 미리 복사를 해둡니다.
② 그 후 똑 같은 방법으로 고급필터를
실행한 뒤 고급필터 대화상자에서 "복사위치"를 방금 복사해둔
필드 항목으로 선택하는 것입니다.
③ [확인]을 클릭하면 고급필터를
통해 추출되는 데이터 중에서 복사해둔 필드 항목에 해당하는 데이터(레코드)만
화면에 출력됩니다.
고급 필터도 해놓고 보니깐 크게 어렵지는 않죠?
초보자들이 가장 넘기 어려운 단계가 여기라고 생각됩니다. 여러분들은
이미 잘 넘겼으니까 축하드릴께요. 고급필터의 식은 데이터베이스 함수에서
그대로 응용됩니다.
이전(자동필터링) | 다음(데이터베이스 함수 정복하기)
|
