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22. 목록과
레코드의 관리 
자, 지금부터는 엑셀을 이용해서 데이터 베이스를 만들고,
이를 효율적으로 관리하고 분석하는 방법에 대해서 배우게 됩니다.
지금까지 데이터를 입력하고 편집하는 방법에 대해서 배웠다면, 이제부터는
입력된 데이터를 분석하고 관리하는 방법을 배우게 되는 것입니다.
컴퓨터가 업무의 중추적인 역할을
하게 되고, 통합적인 관리 시스템이 각광을 받고 있는 요즘에 데이터
베이스의 중요성은 더 말할 나위도 없이 증가하고 있습니다. 엑셀은
조그만 중소기업에서 뿐만 아니라 대기업 전체를 관리할 수 있을 정도의
막강한 데이터베이스 기능을 가지고 있습니다. 그 기능들을 하나씩 배워볼까요?
22-1. 목록을 만들어서 데이터베이스로
활용하자.
엑셀은 그 구조상 데이터베이스로 목록을 사용하게 됩니다. 목록이란 송장 데이터베이스나 고객 이름과
전화 번호처럼, 관련된 데이터가 들어 있는 일련의 워크시트 행을 말하며
이 때 행은 레코드로, 열은 필드로 사용됩니다. 목록의 첫 행에는 열
레이블이 들어 있어야 합니다. 즉, 엑셀에서 데이터베이스로 사용되는
목록의 구조는 다음 그림과 같습니다.
기본적인 엑셀 구조를 그대로 데이터베이스에
적용시키게 되는 것입니다. 행을
레코드로, 열을 필드라고 부른다는 것을
잘 기억해 두시구요.
데이터베이스로 분석을 하고 활용을 하려면
일단 목록을 잘 만들어야 합니다. 이 목록은 각자 활용하려는 분야가
틀리기 때문에 어떤 구조가 가장 효율적인지는 스스로 찾아내야 합니다.
다음은 일반적으로 목록을 만들 때 권장되는 사항이니 참고하시기 바랍니다.
① 워크시트마다 하나의
목록만 사용한다.
워크시트에
목록을 하나만 두는 것이 좋습니다. 필터링과 같은 일부
목록 관리 기능은 한번에 한 목록에서만 사용할 수 있습니다.
따라서 워크시트에 영업부, 인사과 등 모든 목록을 통합해서
작성하면 데이터베이스 기능을 활용하지 못할 수 있습니다.
② 한 열에 비슷한 항목
넣기
같은 열에 있는 모든
행이 비슷한 항목을 갖도록 목록을 설계하는 것이 좋습니다.
③ 목록은 구분해서 저장하자
워크시트에서 목록과 다른 데이터 사이에
빈 열과 행을 하나 이상 두는 것이 좋습니다. 본문에서
다시 설명되겠지만 데이터베이스로 활용되는 목록은 다른
것과 구분되어야 합니다. 그러면 정렬, 필터링, 자동 부분합
삽입 등을 할 때 목록이 쉽게 구분됩니다.
④ 목록 위나 아래에 중요한 데이터 두기
중요한 데이터를 목록 왼쪽이나 오른쪽에
두지 마십시오. 목록을 필터링할 때 데이터가 숨겨질 수
있습니다.
⑤
열과 행 표시
목록을
바꾸기 전에 숨긴 행이나 열이 표시되는지 확인합니다.
목록의 행과 열이 표시되지 않으면 부주의로 데이터가 삭제되는
경우가 있습니다. |
이 사항을 염두에 두고 목록을 만드는 것이 좋습니다.
다음은 이 강좌에서 기본적으로 사용할 목록입니다. 따라서 실습하는 과정이 필요하기 때문에
미리 만들어 두는 것이 좋습니다.(제 홈페이지에서는 온라인 실습을
제공하고 있는 거 다 아시죠? 그렇지만 엑셀을 보다 정확하게 활용하는
방법을 익히기 위해서는 각자의 컴퓨터에서 엑셀을 실행한 후 연습을
하는 것이 중요합니다. 제가 좋은 말(?)로 할 때 다 만들어 놓고 따라
오세요...)
지금부터 이 목록을 가지고 데이터베이스 기능을 하나씩 알아보도록
하겠습니다.
22-2. 레코드 기능을
이용해서 목록을 관리해보자.
엑셀에는
기존의 만들어진 목록 형식을 그대로 유지하면서 편리하게 데이터를
입력할 수 있게 하는 "레코드 관리" 기능이 있습니다. 레코드 관리는 정보가 들어 있는 행 전체나 레코드를
편리하게 목록에 한번에 입력하거나 표시할 수 있게 하는 대화 상자로서
특정 레코드를 찾거나 삭제할 수도 있습니다.
레코드 관리로 새 목록에 레코드를 추가하려면 먼저 목록의 각
첫 열에 레이블이 있어야 합니다. 이러한 레이블로 레코드 관리에 필드가
만들어지게 되는 것입니다. 참고로 레코드 관리로 필드를 한번에 32개까지
나타낼 수 있습니다.
① 우선 목록내부의 임의의 셀을 선택합니다.
이 과정은 데이터베이스에서 매우 중요한 단계인데, 일단 데이터베이스 작업을 하려면 엑셀에게 "어떤
부분이 목록이다" 라는 것을 알려주어야 합니다. 따라서 목록내부의
아무 셀이나 선택하는 것입니다. 독자들은 목록의 제일 첫 필드 이름(보기에서는
"이름")을 선택하는 습관을 들이시기 바랍니다. 만약 목록이 선택되지 않은 상태에서 작업을 하면 에러 메시지가
나타나게 됩니다.
② [데이터-레코드 관리]를 선택합니다.
그러면 목록의 범위가 자동으로 선택되고(목록에 포함된 셀을 선택해
두었기 때문에) 다음과 같은 레코드 관리 대화상자가 나타날 것입니다.
③ 레코드 관리 기능을 통해 새로운 데이터를 입력해 보겠습니다.
오른쪽 버튼 중에서 [새로 만들기]를 클릭합니다. 그러면 아무런 내용이
없는 빈 상자가 나타나는데, 여기에 데이터를 입력한 후 키를 치면 시트의
목록에 같은 구조를 가진 데이터가 추가되는 것입니다.
데이터가 많은 목록일 경우 레코드 관리를 이용하면
편하고 쉽게 레코드를 관리할 수 있습니다.
④ 레코드를
삭제할 때는 삭제하려는 레코드를 표시한 후 [삭제] 버튼을 누르면 됩니다.
그러면 다음과 같은 삭제 경고 메시지가 나타나고, 이때 [확인]을 클릭하면
레코드가 영원히 사라지게 됩니다.
⑤ 이번에는 조건에 맞는 특정
레코드를 찾아보도록 하겠습니다. 레코드 관리 대화상자에서 특정 레코드를
찾으려면, [조건] 버튼을 클릭한 후 원하는 조건을 입력해주면 됩니다.
여기에서는 김씨 성을 가진 사람 중 최종 학력이 대졸이고, 판매금액이
￦1,500,000 이상인 사람을 찾아보도록 하겠습니다. [조건] 버튼을 클릭해서
다음과 같이 조건을 입력합니다. 조건을 입력한 후 [이전 찾기]나 [다음
찾기]를 클릭하면 조건에 맞는 레코드만 표시되게 됩니다.
⑥ 조건을 만족하는
레코드가 표시되었습니다. [다음 찾기]를 클릭하면 조건을 만족하는
다음 데이터가 표시됩니다.
수천 개 이상의 레코드를 관리할
때는 이렇게 레코드 관리 기능을 활용하는 것이 직접 셀에서 작업하는
것보다 훨씬 효율적입니다. 이제부터는 많은 목록을 관리할 때는 레코드
관리를 이용해 보세요. 데이터베이스 작업도 수월할거라는 기분 좋은
예감이 드시죠?
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