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1. 피벗
테이블 활용하기 
이번에는 엑셀에서 데이터베이스의
핵심 기능인 피벗테이블에 대해서 배워보겠습니다.
이 기능은 여러 워크
시트 함수와 마찬가지로 엑셀만이 자랑하는 핵심적인 기능이며, 엑셀
2000에서 가장 큰 변화가 바로 피벗테 이블 기능의 강화입니다.
피벗 테이블은 많은 양의 데이터를
빨리 요약할 때 사용할 수 있는 대화형 테이블입니다.
테이블의 행과
열을 중심축으로하여 원본 데이터를 다르게 요약하여 보거나, 다른 페이지를
표시하여 데이터를 필터링하거나, 관심 있는 영역의 하위 수준을 나타낼
때 사용되는 기능으로 피벗(Pivot)은 말 그대로 중심축을 의미하는 것입니다.
일단 피벗테이블을 만들고 나서 다시 설명을 하도록 하겠습니다.
1> 피벗 테이블 만들기
① 피벗 테이블을 만들기 위해 [데이터-피벗테이블/피벗차트
보고서]를 선택합니다.
그럼 피벗테이블 / 피벗차트 마법사가 나타나는데,
피벗차트 마법사는 모두 3단계로 구성됩니다. 각 항목의 의미와 사용법을
하나씩 살펴보고 넘어가겠습니다.
▶
엑셀 목록이나 데이터베이스
워크시트의
레이블된 열이나 행에 있는 데이터로 피벗 테이블이나 피벗 차트 보고서를
만들 때 선택합니다.
▶ 외부데이터
현재 통합 문서나 엑셀이 아닌 파일이나 데이터베이스에
저장된 데이터로 피벗 테이블이나 피벗 차트 보고서를 만듭니다.
▶ 다중통합범위
여러 개의 워크시트 범위로 한 피벗 테이블이나 피벗 차트 보고서를
만듭니다.
▶ 다른 피벗 테이블
또는 피벗 차트
같은 통합 문서에 있는 다른
피벗 테이블 보고서로 피벗 테이블이나 피벗 차트 보고서를 만듭니다.
현재 엑셀의 목록을 이용한 작업을 하고 있으므로 첫 번째 "엑셀
목록이나 데이터베이스"를 선택하고 [다음]을 클릭합니다.
② 두 번째 단계는 피벗테이블이 참조할 데이터의 범위를 지정하는
부분입니다. 항목을 포함한 원본데이터의 범위를 선택한 후 [다음]을
클릭합니다.
③ 마지막 단계는 피벗테이블을 만들 위치를 정해주는 부분입니다.
현재 워크시트에 삽입하려면 기존 워크시트를 선택한 후 피벗테이블을
만들 셀을 지정해주고, 별도의 시트에 만들여면 "새 워크시트"를
선택합니다.
그러면 시트에 다음과 같이 피벗테이블의 윤곽이 나오게 됩니다.
이제 이 윤곽에 맞쳐서 원하는 형태로의 테이블을 만들어주면 됩니다.
④ "피벗 테이블 도구모음"에서 원하는 항목을 행이나
열 필드로 끌고 가서 비어 있는 행이나 열을 채워주는 식으로 피벗테이블을
만들게 됩니다. 여기에서는 각 사원별로 품목별로 판매한 수량이 어떻게
되는지를 테이블로 만들어 보겠습니다. 따라서 이름 항목을 행 필드,
품목을 열 필드, 그리고 수량을 데이터 필드로 끌고 가서 떨어뜨리면(Drag
& Drop) 피벗 테이블이 완성됩니다.
완성된 피벗 테이블에서
보면 알 수 있듯이 관련된 합계를 비교할 때,
특히 요약할 긴 수치 목록이
있는 경우 각 수치에 대해 몇 가지 사실을 비교할 때 유용하게 사용할
수 있습니다.
일단 피벗테이블이 만들어진 다음에는 비교하려는
대상에 따라 자유롭게 모양도 변경할 수 있습니다.
우선, 피벗 테이블은
어떻게 이루어져 있는지 살펴보겠습니다.
2>
피벗테이블 구성요소
피벗 테이블 보고서는
다음의 요소들로 구성됩니다.
피벗테이블은 기본 데이터를 사용자의
의도대로 피벗을 중심으로 다시 테이블을 만드는 것입니다. 따라서 데이터의
구조도 바뀌게 됩니다.
각 요소들의 내용은 다음과 같습니다.
① 행 필드
피벗 테이블 보고서에서 행 방향으로 지정된 원본 데이터의
필드입니다. 위 보기에서는 이름이 행 필드입니다.
② 열 필드
피벗 테이블 보고서에서 열 방향으로 지정된 필드입니다. 위 보기에서는
품목이 열 필드 하나이지만 여러 개의 열 필드가 있을 수 있습니다.
④ 페이지 필드
페이지 방향 또는 필터 방향으로 지정된 필드입니다.
위 보기에서는 지역이 보고서를 지역별로 필터링할 때 사용할 수 있는
페이지 필드입니다. 지역 필드를 사용하여 동부 지역의 요약 데이터만
볼 수도 있고, 남부 지역의 요약 데이터만 볼 수도 있습니다.
⑤ 데이터 필드
요약할 데이터가 들어 있는 원본 목록이나 데이터베이스의
필드입니다. 위 보기에서는 수량 합계가 데이터 필드입니다.
필드 목록 화살표 각 필드 오른쪽에 있는 화살표입니다. 이 화살표를
클릭하여 화면에 보이게 할 항목을 선택합니다.
3> 피벗테이블로 항목 요약해서 보기
피벗테이블로 데이터를 분석할 때 각 필드별로 요약된
항목만 볼 수 있습니다. "필드 목록 화살표"를 클릭한 후
보고싶은 데이터만 선택하면 됩니다.
① 행 필드인 이름 항목의
목록 화살표를 클릭합니다.
② 화면에 표시할 항목만 선택합니다.
기본적으로 모든 항목이 선택되어져 있으므로 표시하지 않을 항목은
선택을 해제합니다.
③ 선택한 항목으로만 테이블이 다시 구성되었습니다.
이렇게 필드 목록 화살표를 이용해서 데이터를 요약할 수 있습니다.
④ 계속해서 열 필드 목록 화살표를 클릭합니다. 목록이 나타나면
RADIO만 선택을 해제합니다.
⑤ 최종적으로 김영애, 채승헌,
채인영의 VT와 VTR 판매수량만 볼 수 있습니다. 이런 방법을 통해서
데이터를 분석해 나가는 것입니다.
4>
피벗 테이블 삭제하기
피벗테이블을
삭제할 때 일반적인 셀 삭제방법으로 삭제하면 안됩니다.
물론 삭제는
가능하지만 잘못하면 피벗테이블의 전체적인 윤곽이 잘 못되는 경우가
있기 때문입니다. 피벗테이블의 삭제는 다음 과정을 따릅니다.
① 피벗테이블 내부를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼으로 단축메뉴를
나타냅니다.
그 후 [선택-전체테이블]을 클릭합니다. 그러면 피벗테이블
전체의 범위가 선택되어지게 됩니다.
② 피벗테이블 전체가 선택되면
편집메뉴에서 [지우기-모두]를 선택합니다. 피벗테이블이 깨끗하게 삭제될
것입니다.
5> 피벗 테이블 레이아웃 조정하기
차트에서와 마찬가가지로 피벗테이블도 레이아웃을 자유롭게
조정할 수 있습니다. 피벗테이블의 레이아웃을 조정해서 다양한 각도에서
데이터를 분석할 수 있습니다.
① 판매금액을 피벗테이블에
포함시켜보겠습니다. 피벗테이블의 레이아웃 조정은 피벗테이블 마법사를
이용하는 것이 좋습니다. 피벗테이블 내부를 선택한 후 마우스 단축메뉴에서
"마법사"를 선택합니다.
② 피벗테이블 마법사의 3단계가
나타납니다. 레이아웃을 조정하기 위해 "레이아웃" 버튼을
클릭합니다.
③ 현재 만들어진 피벗테이블의 레이아웃이 나타납니다.
오른쪽의
항목 버튼에서 피벗테이블에 추가할 항목을 해당 필드로 끌고 갑니다.
반대로 피벗테이블 필드에 항목 버튼으로 끌고 나오면 해당 항목은 피벗테이블에서
삭제됩니다.
④ 변경된 레이아웃을 확인한 후 [확인]을 클릭합니다. 다시 마법사
3단계 대화상자가 나타나는데, 여기에서 [마침]을 클릭하면 레이아웃
조정이 끝납니다.
⑤ 시트의 피벗테이블이 변경되었습니다. 이
과정을 통해서 항목의 추가나 삭제등 피벗테이블의 레이아웃을 조정할
수 있습니다.
이렇게 레이아웃을 자유자재로 설정할 수 있기
때문에 피벗테이블을 "대화형 데이터 분석"이라고 부르는
것입니다.
6> 데이터 필드의
요약 함수 변경하기
기본적으로 데이터
필드의 항목은 "합계" 함수로 계산이 됩니다. 해당 항목이
모두 더해져서 화면에 나타나게 되는 것이죠. 이 때 사용되는 함수로
사용자가 임의로 변경할 수 있습니다.
① 데이터 필드를 선택한
뒤 단축메뉴에서 [필드 설정]을 클릭합니다.
② "피벗 테이블
필드" 대화상자가 나타납니다. 사용할 함수란에서 "평균"을
선택한 후 [확인]을 클릭합니다.
③ 다음 그림처럼 데이터 필드에
판매수량의 "평균"이 나타나게 됩니다. 이 방법을 통해 원하는
함수로 데이터를 요약할 수 있습니다.
7>
사용자 정의 계산 사용하기
피벗테이블을
만든 다음 사용자 정의 계산을 통해 데이터 필드에 적용된 계산을 변경할
수 있습니다. 이 방법은 주로 기준 항목에 대한 차이값 등을 일괄 계산할
때 많이 사용됩니다. 영업부의 김형백이 판매한 실적을 기준으로 삼고
다른 사람들과 비교를 해보겠습니다.
① 피벗테이블 내의 셀을
선택한 뒤 마우스 오른쪽으로 단축메뉴를 표시하고, [필드 설정] 항목을
선택합니다.
② "피벗 테이블 필드" 대화상자가 나타나면 [옵션]
버튼을 클릭해서 옵션 설정 메뉴를 표시합니다.
③ 계산의 종류를
"기준값과의 차이"로 선택하고, 기준 필드를 "이름",
기준 항목을 "김형백"으로 선택합니다. 이 옵션을 통해서
피벗테이블내의 모든 데이터가 김형백의 판매 수량을 기준으로 차이값이
나타나게 되는 것입니다.
④ 피벗테이블의 모든 데이터가 김형백의 판매를
기준으로 그 차이값으로 표시되었습니다.
이렇게 사용자 정의
계산을 통해 기본 수식 외의 특별한 조건으로 계산을 수행할 수 있습니다.
다양한 결과를 분석해야하는 데이터베이스 작업에서 피벗테이블은 이처럼
필수적인 기능입니다. 피벗테이블.. 무시할 수 없는 막강한 분석 도구입니다.
열심히 연습해서 여러분들 것으로 만드시기 바랍니다.
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