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6. 데이터
입력하기 
이제 본격적으로 셀에 데이터를
입력하는 방법에 대해서 배워보겠습니다. 입력을 해야 무슨 일이든지
하겠죠? 엑셀의 환상적인 기능을 제대로 활용하려면 입력부터 제대로
해야 한답니다. 무작정하는 것이 아니라 다음 내용을 참고로 엑셀이
이해할 수 있도록 하는 것이 중요하죠. 그럼 출발~~
지금부터 실제로 엑셀을 사용하는
방법에 대해서 배우게 됩니다. 뭐니뭐니해도 가장 기본은 엑셀에 데이터를
입력하는 것이죠. 데이터베이스로 활용하기 위해서는 데이터의 입력부터
확실하게 설계가 되어야 합니다. 먼저 엑셀에서는 어떤 데이터를 이용할
수 있는지부터 알아보도록 할까요?
1. 엑셀에서 사용할 수 있는 데이터의
종류
엑셀에서는 다음과 같은 6가지의 데이터 유형을 사용할 수 있습니다.
문자자료 |
수치연산의 대상에서 제외되는
자료 |
수치자료 |
수치연산의 대상이 되는
자료 |
수식자료 |
수치자료를 대상으로 연산을
수행 |
날짜/시간자료 |
날짜/시간을 표시 (실제로는
수치 또는 문자자료로
입력됨) |
논리자료 |
True, False |
메모자료 |
셀에 참고용으로
지정하는 자료 |
조금 더 자세히 살펴보겠습니다.
1) 문자자료 (텍스트)
문자자료는 일반적인 문자와 같이 취급되며 다음과 같은
특징이 있습니다.
① 셀의 왼쪽에 정렬된다.
② 수치연산(계산)이
되지 않는다.
③ 입력된 자료의 길이가 셀보다 길 경우에, 오른쪽
셀이 비어 있으면 빈 셀에 이어져서 표시된다.
④ 한
셀에는 최대 32,767자를 입력할 수 있다. 단, 화면에는 1,024문자만
표시되며, 수식 입력줄에는 모두 나타난다.
⑤ 엑셀에서 문자자료는
숫자, 공백, 숫자가 아닌 문자 등의 조합을 의미한다. 다음의 예는 모두
문자자료로 인식된다. 예) 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
2)
수치자료
수치자료는 말 그대로 숫자로
이루어진 자료입니다. 셀의 오른쪽에 정렬되며, 연산의 대상이 됩니다.
키보드로 숫자를 타이핑할 때의 자료입니다. 엑셀에서는 다음과 같은
문자만 숫자로 사용될 수 있습니다.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - (
) , / $ % . E e
3)
수식 자료
엑셀에서 수식은 =로 시작합니다.
이때 =로 시작되는 일련의 식들을 수식 자료라고 합니다.
수식은 수식의
시작을 알리는 =와 각종 연산자(+, -, * 등)들로 구성됩니다.
수식에 대한 자세한 내용은
뒤에서 다시 배우게 됩니다.
4)
날짜 / 시간자료
날짜와 시간을 표시하는데
사용되는 자료입니다.
화면에 표시되는 것은 날짜나 시간으로 보이지만
엑셀의 내부적으로는 이를 수치나 문자 자료로 해석해서 사용합니다.
날짜와 시간 입력에 대한 자세한 내용도 뒤에서 다시 배우게 됩니다.
5) 논리자료
논리자료는 함수식을 이용할 때 사용되는 것으로 참과 거짓 두 가지의
값을 가집니다.
컴퓨터에서는 0값을 참으로, 1값을 거짓으로 사용합니다.
6) 메모자료
셀에 참고용으로 남겨두는 자료로서 수식의 계산에는 전혀 영향을 미치지
않고 단지 사용자가 참조하기 위해서 남겨두는 것입니다. 메모가 입력된
셀은 오른쪽 위에 빨갛게 표시가 됩니다.
2. 셀에 데이터를 입력해보자!
이제 실제로 셀에 데이터를 입력해
보겠습니다. 여러분들은 비교적 기초가 튼튼히 잡혀져 있기 때문에 (지금까지
착실히 따라오셨다면..) 크게 어렵지는 않을 것입니다.
셀에 데이터를 입력하기 위해서는 우선 어떤 셀에 입력할 것인지를 정해주어야
하는데, 마우스로 셀을 클릭해서 선택하면
됩니다. A2 셀에 데이터를 입력하려면 먼저 마우스로 A2셀을 선택한
뒤 원하는 데이터를 입력하는 것입니다. 또한
데이터를 입력했으면 그 셀을 벗어나야만 데이터가 입력됩니다. 대부분 엔터키나 TAB 키를 이용해서 데이터 입력을 마치게
되는데, 기본적으로 엔터기는 입력된 셀의 아래로 내려가며, TAB 키는
오른쪽으로 가게 됩니다. 입력도중 Esc 키를 누르면 입력 작업을 취소할
수 있습니다.
① 입력할 셀인 A2셀을 클릭합니다.
② 키보드를 타이핑해서
데이터를 입력합니다.
③ 입력이 끝났으면 셀을 벗어나야만 입력이 완료됩니다.
키를 치면 셀의 아래로 이동하고, (TAB)키를 치면 셀의 옆으로 이동하게
됩니다.
어떠세요?
쉽죠? 보기에서는 엔터키를 쳤기 때문에 한칸 아래로 이동하면서 데이터
입력이 완료된 것입니다. 위에서 배운 "데이터의 종류"별로
한번 씩 실습해보세요.
* Tip 1 - 규칙적인
데이터 입력하기
데이터의 구조가 규칙적일
경우에는 입력할 범위를 먼저 선택한 후에 데이터를 입력하는 것이 효율적입니다.
범위 선택은 마우스 드래그를 이용하며 선택된 셀들은 다른 색으로 반전됩니다.
다음은 A1 셀부터 C5셀까지 범위를 미리 선택한 후 데이터를 입력하는
방법입니다. 이렇게 범위를 선택해 놓으면 선택된 범위에서만 연속적으로
데이터가 입력되므로 편리하게 데이터 입력이 가능합니다.
① 데이터를 입력할 범위를 선택합니다. 여러 셀들을 선택할 때는 마우스를
드래그(Drag)합니다.
② 키보드로 데이터를 입력합니다. 데이터 입력은 일반적인 경우와 동일합니다.
이 경우에도 오른쪽으로
데이터를 채우려면 TAB키를 이용해서 데이터를 입력합니다.
* Tip 2 - 여러 셀에
같은 데이터 동시에 입력하기
많은 데이터를 사용하다보면 동시에 같은 데이터를 여러
셀에 입력해야될 경우가 있습니다. 이런 경우를 위해 엑셀은 동시 입력
기능을 가지고 있습니다. 먼저 데이터를 입력할 셀들을 선택해 주고
데이터를 키보드로 타이핑한 다음 (키보드의 왼쪽편) Ctrl키와 Enter키를
동시에 누르면 됩니다. 그런데 문제가 하나 생겼죠? 어떻게 여러 셀들을
동시에 선택할까요? 불연속적인 셀들을 여러 개 선택할 때는 키를 누른
상태에서 마우스로 선택해 주면 됩니다. 제일 처음 선택할 셀은 그냥
마우스로 클릭하고, 그 다음부터는 Ctrl키를 누른 상태에서 마우스를
클릭해주면 되는 것이죠.
① Ctrl키를 이용해서 여러 셀을
동시에 선택합니다.
② 범위를 선택했으면 입력할 데이터를 키보드로 타이핑합니다.
③ 타이핑이 끝났으면
Ctrl과 Enter키를 통시에 누릅니다.
선택한 셀에 같은 데이터가 동시에 입력되었죠? 자주 사용되는
기능이니 꼭 알아두세요~
혹시 이 많은 기능을 어떻게 다 외우지? 하고
생각하시는 분이 혹시라도 있다면, 그런 걱정은 접어두세요. 컴퓨터의
모든 분야가 그렇듯이 엑셀 역시 감(感)을 잡는 것이 중요합니다. 그러다보면
어느 순간 "팍!"하고 오게 됩니다. 그래서 실습이 중요한
것이죠.
3. 셀과 시트의 범위를 선택하는
방법
윈도우즈 프로그램에서 작업의
기본은 범위의 선택입니다. 범위는 왜 선택하는 것일까요? 컴퓨터에서
마우스 드래그를 통한 범위를 선택하는 것은 작업할 범위를 한정시켜주기
위해서입니다. 예를 들어, A1셀부터 C5셀까지 범위를 선택한 후 삭제
명령을 내리면, 범위가 선택되지 않은 셀에는 영향을 미치지 않고 범위가
선택된 부분만 삭제가 된다는 것이죠. 따라서 어떤 작업을 하든지 범위를
선택한 후 명령을 내리는 것이 기본입니다. 엑셀에서는 지금까지 살펴본
셀의 범위를 선택하는것 외에도 여러 가지 다양한 범위를 선택할 수
있습니다.
※ Tip
- 키보드로 범위 선택하기
범위 선택을
마우스로만 할 수 있는 것은 아닙니다. Shift키를 누른 상태에서 화살표
키를 누르면 범위가 선택됩니다.
1) 행 선택하기
한 행 전체를 선택하거나 여러 행을 선택할 때는 행 번호를 클릭하거나
드래그하면 됩니다.
행 전체를 삭제하거나 서식을 변경할 때 자주 사용되는
기능입니다.
2) 열
선택하기
행 선택하기와 마찬가지로 열 또한 열 번호를 클릭해서
범위를 선택할 수 있습니다.
3) 전체 셀 선택하기
엑셀로 작업을 하다보면 시트 전체의
범위를 선택해야될 경우가 있습니다. 이 경우 일일이 드래그를 해주어야
할까요? 똑똑한 엑셀이 이 기능이 없을 리 없죠. 열 번호와 행 번호가
만나는 부분에 아무런 표시도 없는 빈 탭이 하나 있습니다. 이 탭을
선택하면 한번에 전체 셀의 범위가 선택됩니다.
4) 여러 개의 시트 선택하기
기본적으로
엑셀은 현재 보이는 워크시트에서 작업을 하게 되지만, 엑셀의 기능을
활용하기 위해서 여러 개의 시트에서 동시에 작업을 할 수 있습니다.(엑셀의
3차원 시트 참조 : 뒤에서 배우게 됩니다.) 이 경우 여러 개의 시트를
동시에 선택해 놓고 작업을 해야되는데, 시트 탭에서 이나 버튼을 누른
상태에서 클릭하면 여러 개의 시트를 동시에 선택할 수 있습니다.
4.
데이터 수정하기
잘못된 데이터를 입력했거나
내용이 바뀌었다면 데이터를 수정해야 합니다.
셀에 입력된 데이터 전체를
수정할 때는 데이터를 새로 입력하는 것처럼 셀을 선택한 후 데이터를
입력하면 됩니다. 이때 이전
데이터는 자동으로 삭제가 되는 것입니다.
(실전에서는 이런 경우를 주의해야 합니다.) 그렇다면 데이터의 부분적인
내용만 수정하려면 어떻게 할까요? 데이터의 부분적인 수정을 위해서
엑셀은 3가지 방법을 지원합니다.
이 중에서 자신에게 편한 방법을 선택해서
사용하면 됩니다.
1) 해당 셀을 더블클릭한다.
수정하려는
데이터가 입력된 셀을 더블클릭하면 그 셀은 편집할 수 있는 상태로
변경됩니다. 이때 키보드나 마우스를 이용해서 수정해주면 됩니다.
2) 단축키 F2를 누른다.
해당 셀을 선택한 후 F2키를 눌러도
편집할 수 있는 상태로 변경됩니다.
3) 수식입력줄을 이용한다.
앞에서도 살펴봤듯이 셀과 수식 입력줄은 밀접하게 연관되어져 있습니다.
수식입력줄에서 변경한 내용은 셀에도 그대로 적용는 것입니다.
5. 데이터 지우기
데이터를 지우는 것도 참 쉽습니다. 지우려는 데이터가 입력된
셀을 선택한 후 Del키를 누르면 되니깐요.
물론 메뉴를 이용해도 되고,
마우스 오른쪽을 클릭해서 단축메뉴를 이용해도 됩니다. 길은 항상 여러가지가
있으니까요. 하나 주의할 것은 Del키를 누르는 것은 "내용지우기"와
같은 기능입니다. 즉 셀의 내용만 지워지는 것이지 메모나 서식등의
정보는 그대로 보존하고 있다는 것이죠. 셀 하나를 완전히 없애버리려면
"삭제" 명령을 이용하면 됩니다.
6. 특수문자 삽입하기
엑셀 사용법에 대한 질문 중에는 의외로 특수문자를 삽입하는
방법이 많은 비중을 차지합니다.
한글과 같은 워드프로세서에는 별도의
문자표가 있지만, 대부분의 Windows 전용 프로그램들은 Windows 자체에서
지원하는 문자표를 공유하게 됩니다. 따라서 엑셀이나 MS 워드 등도
모두 윈도우즈 자체의 문자표를 사용해서 특수문자를 입력해야 합니다.
엑셀에 특수문자를 입력하는 방법은 문자표를 이용하는 것과 한글 자음을
이용하는 두 가지 방법이 있습니다.
7. 한글 / 한자 변환해서 입력하기
엑셀 2000에서는 다국어 입력 기능이 많이 강화되었습니다.
한자의 변환 역시 편리한 사용자 인터페이스를 지원하고 있습니다. 우선
한글을 입력한 후 키보드에서 "한자"키 (만약 한자 키가 없다면
오른쪽 Ctrl"키)를 누르면 한글/한자 변환 대화상자가 나타나고,
원하는 한자를 선택하면 됩니다. 쉬운 내용이므로 자세한 설명은 생략합니다.
8. 날짜와 시간 데이터 입력하기
엑셀에서 날짜와
시간은 별도의 자료 유형으로 구분되지만 사실은 모두 숫자로 인식되어
계산에 참조될 수 있습니다. 실제 엑셀을
사용하다 보면 날짜와 시간에 대한 잘못된 이해로 어려움을 겪는 경우가
많은데 여기에서 확실하게 짚어보겠습니다.
우선 엑셀은 Windows
응용 프로그램이기 때문에 기본적으로 Windows 제어판의 "지역별
설정" 항목의 영향을 받습니다. 한글 Windows의 경우 기본적으로
날짜는 -나 /로, 시간은 :로 구분되게 됩니다. 따라서 엑셀에서도 이러한
구분자를 이용해서 쉽게 날짜와 시간을 입력할 수 있습니다.
① 셀에 "5/1"이라고 입력합니다.
② 05월 01로 입력되었습니다. 수식 입력줄을
참고하면 1999-05-01로 입력된 것을 알 수 있습니다.
2000년 연도를
입력하려면 2000/5/1과 같이 2000을 붙여야 합니다.
③ 셀에 "3:00 p"를 입력합니다.
④ "3:00 PM"으로
입력되었습니다.
이처럼 엑셀에서 /나 -는 날짜로 인식되며, :는 시간으로 자동
인식되게 됩니다.
또한 시간을 입력할 경우 기본적으로 오전(AM)으로
입력이 되는데, 오후 시간을 입력하기 위해서는 시간 뒤에 공백을 두고
p를 입력하면 됩니다.(이때 자동으로 12시간제로 바뀜) 만약 날짜와
시간을 동시에 입력할 때는 날짜와 시간 뒤에 한 칸의 공백을 두면 됩니다.
엑셀에서 날짜와
시간은 모두 숫자로 다루어지므로 계산도 가능합니다.
1900년 1월 1일을
1로 지정하고 그 후의 날짜들에 계속 수가 증가하면서 적용이 되는 것이지요.
그림에 있는 99년 5월 1일은 실제로는 36281로 엑셀이 알고 있습니다.
단지 화면에 보여질 때는 날짜 서식을 지정해서 보여준다는 것이지요.
마지막으로 엑셀은 현재 날짜와 시간을 입력할 수 있는 단축키를
제공하는데, 오늘 날짜를 입력하려면
Ctrl+;(세미콜론)을, 현재 시간을 입력하려면 Ctrl+Shift+:(콜론)을 누르면 됩니다.
※
Tip - 1904 날짜 체계란?
Excel for
windows나 Lotus 1-2-3에서 날짜는 세기의 첫 날부터 번호가 부여됩니다.
즉 일련 번호가 1인 날짜는 1900년 1월 1일에 해당합니다. 하지만 Excel
for Macintosh에서는 1904 날짜 체계가 사용되어 일련 번호가 1인 날짜는
1904년 1월 2일에 해당합니다. 따라서 두 프로그램의 호환성을 위해
Excel for Windows에서는 1904 날짜체계를 사용할 수 있는데 이는 [도구-옵션]에서
설정할 수 있습니다.
이상으로 기본적인 엑셀 데이터
입력방법에 대해서 마치고, 수식을 이용하는 방법에 대해서 알아보도록
하겠습니다. 수식이라고 긴장하지 마세요.. 얼마나 쉬운데요~~ ^^*
이전(엑셀의 파일관리) | 다음(기본적인
수식과 함수의 이용)
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