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5. 엑셀에서의
파일 관리 
파일의 관리는 엑셀 뿐만 아니라
모든 컴퓨터 작업의 기초가 되는 것입니다. 파일관리에 약한 모습을
보이는 사람들은 대부분 컴퓨터의 기초가 약하기 때문에 그렇습니다.
폴더 관리와, 파일의 복사 이동등의 기초 작업이 선행되지 않았기 때문이죠.
그러면 나중에 다 뽀록(?)나게 되어 있습니다. 파일 관리.. 컴퓨터 작업의
기본이라고 생각하시고 열심히 하세요. 프로그래밍을 할 때도 파일 입출력이
가장 중요하게 처리된답니다.
파일 관리란 작업한 파일을 저장하고,
복사, 삭제하는 등의 모든 작업을 일컫는 말입니다. 모든 컴퓨터 작업의 기초가
되는 것이고, 프로그래밍에서도 가장 중요하게 다루어지는 부분입니다.
1. 작업한 파일은 저장해야 한다.
엑셀에서 작업을 했다면 반드시 하드디스크나 플로피 디스크에
저장을 해두어야만 다음에 사용할 수 있습니다.
컴퓨터를 이용해서 작업하는
경우 CPU(중앙 연산 처리장치)와 RAM이 정보를 주고 받으면서 임시로
내용을 저장하고 있습니다. 하지만 RAM은 전원이 차단되면 모든 내용이
지워지는 휘발성이기 때문에 다른 곳에 저장을 하지 않으면 내용이 남아있지
않습니다. 다음 과정을 따라서 작업한 문서를 저장할 수 있습니다. 아니,
아직 아무런 작업도 안했는데 무슨 저장? 하시는 분.. 그냥 따라오세요.
파일 관리의 기본이 저장입니다.
① [파일(F)-저장]을 선택하거나 도구모음에서 "저장"을
누릅니다.
 
② "다른 이름으로 저장" 대화상자가
나타납니다.
저장할 폴더와 파일명을 지정한 후 [저장] 버튼을 클릭합니다.
잘 모르시는 분들은 이 대화상자를 첫번째 관문이라고 생각하시고 확실하게
이해하시기 바랍니다. 실습은 당연하구요! 강의할 때 대부분 이 대화상자를
잘 모르고 있는 것을 발견했습니다.
이 과정을 통해 적절한 폴더에
정확하게 저장하는 것이 파일 관리의 기본입니다.
파일의 저장은
매우 중요한 과정이므로 저장하는 과정에 대해서 조금 더 자세히 알아보겠습니다.
파일을 저장할 때는 다음 3단계를 항상 염두에 두시기 바랍니다.
① 원하는 폴더 지정하기
② 폴더 지정이 끝났으면 파일 이름을 지정해줍니다.
파일의 이름은 드라이브 문자, 서버 이름, 폴더 경로, 파일 이름 등을
포함한 파일의 전체 경로와 세 자로 된 파일 확장명을 합하여 218자까지
지정할 수 있으며, 파일 이름에 /, \. >, <, *, ?, " |,
:, ; 등의 문자를 사용할 수 없습니다.
저장할 파일 이름 입력
③ 모든 설정이 끝났으면 [저장] 버튼을 클릭합니다.
2. 자동 저장 기능 활용하기 (엑셀의 추가
기능 설정)
열심히 작업한 내용이
정전이나 기타 컴퓨터의 고장으로 모두 지워져버린 경험을 누구나 한번씩
가지고 있습니다.
이런 경우를 대비해서 사용자가 저장을 하지 않더라도
엑셀에서 일정간격으로 자동으로 저장하는 기능이 있습니다. 이는 [도구-자동저장]을
선택하면 되는데, 만약 도구모음에 자동 저장이라는 항목이 없으면 추가기능으로 설정을
해주어야 합니다. 다음 과정을 따라서 자동 저장 기능을 설정할 수 있습니다.
이 과정은 엑셀의 추가 기능을 설정하는 과정이므로 "추가기능
설정 방법"도 눈여겨 봐 두시기 바랍니다.
① 도구메뉴에서
"추가기능" 항목을 선택합니다.
② 추가기능 대화상자가
나타납니다. "자동 저장 추가 기능" 항목을 선택한 후 [확인]을
클릭합니다.
이 대화상자에서 엑셀의 다른 추가 기능도 추가할 수 있습니다.
참고로 엑셀에서 추가기능 파일은 *.xla 확장자를 가집니다.
③ 추가 기능 설치에 대한 안내문이 나타나면 [예]를 클릭합니다.
오피스 설치프로그램이 실행되고, 설치 CD-ROM 1번을 삽입하면 추가기능이
설치됩니다.
④ 자동 저장 기능이 추가되었으면 [도구-자동저장]을
선택합니다.
⑤ 자동 저장 대화상자가 나타납니다.
저장 간격이나 각종 옵션을 설정한 후 [확인]을 클릭합니다.
자동 저장 기능을 설정해두면 불의의 사태로 작성중인 문서의
내용을 잃어버리는 경우를 방지할 수 있습니다. 이 기능은 네트워크를
통한 공유 작업일 경우에는 사용하지 않는 것이 좋습니다.
3. 저장된 문서 열기
이번에는 저장되어 있는 문서를 여는 방법에 대해서
알아보도록 하겠습니다. 문서의 열기는 저장하기와 같은 방법으로 할
수 있습니다. 즉, 어떤 폴더에 저장되어 있는 파일을 열 것인가를 선택해주면
되는 것입니다. 엑셀에서 저장된 문서를 여는 방법은 다양하지만 주로
메뉴와 도구모음을 이용하게 됩니다.
파일 열기 명령을 선택하면 다음 그림처럼 "파일
열기 대화상자"가 나타납니다. 파일 열기 대화상자는 파일 저장하기
대화상자와 사용법이 같으므로 자세한 설명은 생략하겠습니다.
엑셀 2000에서 기능이 많이 개선된 열기 또는 저장하기 대화상자에는
다음과 같은 아이콘이 포함되어 있는데, 그 의미는 다음과 같습니다.
엑셀을 실행한 후 파일을 원하는 위치에 저장하고,
저장한 문서를 불러오는 등의 작업을 해보세요. 이제 파일 관리의 감이
잡혔다 싶으면 실제로 데이터를 입력할 단계가 된 것입니다. 지금부터
엑셀을 이용해서 본격적으로 뭔가를 해보는 것이죠!
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