자동 필터링(Auto Filtering)
이번에는 엑셀 데이터베이스 기능 중에서 가장 간편하면서도 강력한 기능을 자랑하는 자동 필터에 대해서 알아보겠습니다. 자동 필터를 배우기에 앞서 필터에 대한 정확한 이해가 선행되어야 합니다. 필터 작업(필터 링이라고 합니다.)은 걸러내는 것을 말합니다. 무엇을 걸러내는 것일까요? 원본 데이터가 있고, 이 중에서 사 용자가 필요한 것만 걸러내는 것과 마찬가지입니다.
이때 사용자가 필요한 어떤 조건이 있겠지요? 그것이 바로 필터입니다. 따라서 원본데이터가 필터(조건)를 거쳐서 조건에 맞는 데이터만 걸러지게 되는 것이죠.
이제 필터링에 대해서 이해가 되셨죠? 엑셀에서는 이러한 필터링을 자동으로 해주는 자동 필터와 사용자가 식을 세워서 하는 고급 필터 등 2가지 필터링 작업이 가능합니다. 찾기마법사도 간단한 필터링 기능을 하지요.
그럼 자동 필터를 사용하는 방법에 대해서 배워보겠습니다.
① 목록 가운데 한 셀을 선택하고 [데이터-필터-자동]을 선택합니다. 그러면 다음 그림처럼 필드 이름표 옆에 자동 필터 화살표가 생깁니다. 이 화살표를 이용해서 필터링 조건을 설정하는 것입니다.
② 지금부터 필터링의 조건을 지정해 보도록 하겠습니다. 우선 간단한 작업부터 해보겠습니다. 남자들만의 데이터를 보고 싶다고 가정을 해보죠. 성별이라는 필드 이름 옆의 필터링 화살표를 클릭해서 “남”을 골라주면 됩니다.
③ 다음 그림처럼 남자들만의 데이터가 표시되었습니다.
행 번호가 파란색으로 변하고, 남자들만의 데이터만 보이죠? 이렇게 행 번호가 파란색으로 변한 것은 현재 데이터가 필터링 된 이후의 결과값만 보인다는 의미입니다. 그럼 여자들의 데이터는 다 없어진 것일까요? 그렇지는 않습니다.(당연하죠?) 여자들의 데이터는 잠시 숨겨져 있는 것입니다. 자, 현재 남자로 필터된 상태에서 이번에는 학력이 대졸인 사람만 보도록 하겠습니다.
④ 최종학력 필드 이름에서 자동 필터 화살표를 클릭해서 [대졸]을 선택합니다. 그러면 다음 그림처럼 필터링 결과가 보일 것입니다.
기존의 필터링 조건은 그대로 유지된 상태에서 또 새로운 필터 조건이 적용된 것을 알 수 있습니다. 이렇게 여러 개의 필터 조건을 주게되면, AND 연산으로 결과를 출력해 줍니다. 이 상태에서 범위를 선택한 후 차트를 만들게 되면, 대졸 남자 사원들의 차트가 만들어지겠지요. 이런 식으로 입력된 데이터를 가공하고, 원하는 조건으로 분석하는 등의 작업이 바로 데이터 베이스 작업인 것입니다.
자동 필터링만 가지고도 엄청난 데이터 베이스를 꾸밀 수 있겠죠? 주소록을 예로 들어보면, 서울 지역의 남자 동문 중 김씨 성을 가진 사람들을 금방 찾아낼 수 있겠지요? 여자 동문들 중 미혼인 사람들도 쉽게 찾을 수 있습니다. 이렇게 조건을 지정하려면 처음부터 목록의 설계가 잘되어야 하고, 따라서 데이터 베이스는 처음 데이터를 입력할 때부터 설계를 잘 해서 입력해야 하는 것입니다.
⑤ 이번에는 지정된 필터링 조건을 모두 해제해 보겠습니다. 특정 조건만 해제하려면 조건이 지정된 자동 필터 화살표를 클릭한 후 [모두]를 클릭하면 됩니다. 그런데 만약 여러 조건이 지정된 상태라면 여간 불편한게 아니겠지요? 이런 경우에 지정된 조건을 모두 해제할 수 있는 기능이 있는데, [데이터-정렬-모두 표시]를 선택하면 됩니다.
다시 모든 데이터가 시트에 표시되었죠?
⑥ 이번에는 사용자 정의 자동필터에 대해서 알아보겠습니다. 급여가 ￦2,000,000 이상인 사람만 출력하려면 사용자 정의 필터링을 해주어야 합니다.(이상, 이하 또는 기타 조건이 들어가기 때문에) 급여 필드 이름의 자동 필터 화살표를 클릭하고 [사용자 정의]를 선택하세요. 그러면 다음과 같은 “사용자 정의 자동필터” 대화상자가 나타날 것입니다. 여기에서 2000000 이상이라는 조건을 지정해주면 되는 것이죠.
⑦ 사용자 정의 자동 필터 대화상자에서 알 수 있듯이 한 필드에 지정할 수 있는 조건은 최대 2개입니다. (”그리고”와 “또는”으로 연결할 수 있습니다.) 그렇다면 그 이상의 조건을 주려면 어떻게 할까요? 이런 경우에 고급 필터를 사용하는 것입니다. 즉, 자동 필터는 간단한 조건에, 고급 필터는 복잡한 조건에 사용되는 것이죠. 조건을 지정한 후 [확인]을 클릭하면 다음과 같이 필터링된 결과가 보일 것입니다.
⑧ 자 이번에는 조금 더 복잡하게 조건을 만들어 보겠습니다. 김씨나 강씨성을 가진 사람들 중에서 평균 판매액이 200만원이 안되는 사람들을 정리 조치(?) 하기로 했습니다. 어떻게 찾아낼까요? 잠시 생각해본 다음에 다음 그림을 보세요.
이렇게 식을 지정하면 되겠죠?
⑨ 다음 그림처럼 정리 대상(?) 사원 명단이 추출되게 됩니다.
자동 필터는 이렇게 간단하면서 강력한 기능을 가지고 있으므로 쓸모가 참 많습니다. 잘 알아두세요. 자동필터 화살표를 없애려면 [데이터-필터-자동 필터]를 한번 더 클릭하면 된답니다. 자동필터로 간단하게 여러분들만의 데이터베이스를 만들어 보세요~
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