김형백의 IT월드!

엑셀을 단순히 수식과 표계산만 하는 프로그램으로 생각하는 경우가 있는데, 이는 잘못된 것입니다. 다 른 워드프로세서없이 엑셀만으로도 완벽한 문서를 만들어 낼 수 있으며 오히려 어떤 면에서는 표와 수식을 보다 쉽게 이용할 수 있기 때문에 더 수월하게 작업할 수 있습니다. 서식을 지정하는 모든 방법에 대해서 알아보겠습니다.

서식을 지정하는 것은 입력된 데이터를 보다 효과적으로 나타내기 위한 작업입니다. 우선 다음 데이터를 비교해봅시다.

똑 같은 데이터지만 서식이 지정된 왼쪽 데이터가 훨씬 선명하고 의미전달도 빨리 됩니다. 서식은 이렇게 입력된 데이터에는 영향을 미치지 않지만 데이터 전달의 효율성을 위해서 시트를 꾸미고, 다르게 보이는 기능을 합니다. 서식을 지정한다고 원본데이터가 변하지는 않는다는 것을 꼭 명심해두세요!

1. 서식 지정하기
입력된 데이터의 글꼴을 변경하거나 기타 셀의 색을 변경하는 등의 작업입니다. 기본적으로 엑셀에서의 서식 작업은 [서식 - 셀] 메뉴에서 통합되어 관리됩니다. 물론 마우스 오른쪽 버튼의 단축메뉴로 할 수도 있구요.

서식을 지정하기 전에 명심할 것은 서식 작업 전에 반드시 범위 선택을 먼저 해주어야 한다는 것입니다. 국어, 영어, 수학만 빨간색으로 변경하려면 이 부분만 범위를 선택한 후 작업을 해야 합니다. 범위를 선택 한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 “셀 서식” 항목을 선택하면 다음과 같은 대화 상자가 나타나는데, 여기에서 지정해준 대로 셀의 서식이 변경되는 것입니다.

① 셀 서식을 지정할 부분의 범위를 먼저 선택합니다. 성적표 데이터에서 B2:D2의 범위를 선택합니다. 마우스 오른쪽을 클릭한 후 단축메뉴에서 [셀 서식]을 선택합니다.

② 셀 서식 대화상자가 나타납니다. 셀 서식 대화상자에는 [표시 형식]탭을 비롯해서 모두 6개의 탭이 있습니다.

③ [글꼴] 탭을 선택합니다. 글꼴은 “궁서”체를 선택하고, 글꼴 스타일은 “굵게”를 선택합니다. 또한 크기는 “12″를 선택합니다. 모든 설정이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다.

④ 선택한 범위에 지정된 서식이 적용되었습니다.

서식 지정은 기본적으로 이와 같은 방법을 통해서 할 수 있습니다. 이번에는 서식 지정의 가장 중요한 부분인 “셀 서식 대화상자”의 각 탭에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1> 표시형식
[표시형식] 탭은 셀에 어떤 식의 유형으로 표시할 지를 정하는 부분입니다. 예를 들어, 셀에 10000을 입력한 후에 표시형식을 통화유형으로 선택하면, 이제 셀에서는 ￦10,000이라고 보이게 되는 것입니다. 앞서도 말했지만, 서식은 이렇게 보여지는 것만을 변경하는 것이지 실제로 값이 변경되는 것은 아닙니다.

만약 10000을 입력한 후에 날짜 유형을 선택하면 어떻게 될까요? 2장에서 데이터 입력을 배울 때 날짜도 엑셀 내부적으로는 수치자료로 계산한다고 했었죠? 따라서 1900년 1월 1일부터 10000번째 해당하는 날짜가 셀에 표시되는 것입니다.

다음은 셀에 똑같이 10000을 입력한 후 각각 틀린 표시형식을 지정한 예입니다.

엑셀에서는 사용자가 별도로 서식을 지정해서 원하는 형식으로 표시할 수도 있습니다. 이 기능에 대해서는 뒤에서 별도로 배우게 됩니다.

2> 맞춤
[맞춤] 탭은 정렬방식에 관한 부분입니다. 셀이나 지정된 범위에서의 좌우 / 상하 정렬 등의 기능을 하게 됩니다.

각 항목의 자세한 내용은 다음과 같습니다.

▶ 텍스트 맞춤 / 가로
셀 내용을 가로로 맞추려면 “가로” 목록 상자에서 옵션을 선택합니다. 텍 스트는 기본적으로 왼쪽에 맞춰지고, 숫자는 오른쪽에 맞춰지며, 논리와 오류 값은 가운데에 맞춰지게 되는데, 기본적인 가로 맞춤은 [일반]으로 설정되어 있습니다. 데이터 맞춤을 수정해도 데이터 형식은 바뀌지 않습니다.

▶ 텍스트 맞춤 / 세로
셀 내용의 세로 맞춤을 정하는 부분입니다. 기본적으로 텍스트의 세로 맞춤은 “아래쪽”으로 정해져 있습니다.

▶ 들여쓰기
셀 내용을 셀 왼쪽에서 들여쓰기 할 때 몇칸을 들여쓸 지를 정해주는 부분입니다. 들여쓰기 상자의 증가값은 문자 하나의 너비와 같습니다.

▶ 방향
선택한 셀의 텍스트 방향을 바꿔주는 부분입이다. 이 때 주의할 것은 다른 맞춤 옵션이 선택되어 있으면 회전 옵션을 사용할 수 없다는 것입니다.

▶ 텍스트 조정 / 텍스트 줄 바꿈
텍스트를 한 셀에 여러 줄로 나타낼 때 사용하는 항목으로 엑셀 2000에서 추가된 부분입니다. 이때 열 너비와 셀 내용의 길이에 따라 나타나는 줄의 개수가 결정됩니다.

▶ 텍스트 조정 / 셀에 맞춤
이 항목을 선택하면 문자의 글꼴 크기를 줄여 선택한 셀의 데이터를 열 안에 모두 나타나게 되고, 열 너비를 바꾸면 문자 크기가 자동으로 조정됩니다. 적용된 글꼴 크기는 바뀌지 않습니다.

▶ 텍스트 조정 / 셀 병합
예전부터 많은 사람들이 기다리던 기능으로 엑셀 2000에서 새롭게 추가되었습니다. 이 옵션을 선택하면 선택한 여러 셀을 한 셀로 합치게 됩니다. 이 때 선택한 범위의 첫째 셀(왼쪽 맨 위의 셀)이 병합된 셀의 셀 참조 영역(셀 주소)이 됩니다.

① 서식을 지정할 셀의 범위를 선택한 후 단축메뉴에서 [셀 서식]을 선택합니다.

② 가로 맞춤을 “가운데”로 정해주고, 텍스트 방향을 45도로 지정합니다.

③ 셀 서식 대화상자에서 지정한대로 서식이 적용되었습니다.

이상에서 보는 바와 같이 엑셀의 서식 지정은 다른 워드프로세서에 뒤지지 않는 다양한 옵션을 제공할 뿐만 아니라 엑셀만의 특징을 살린 기능도 많이 포함되어 있습니다. 여러분들도 앞으로 엑셀을 워드프로세서 대신 사용하다 보면 엑셀과 금방 친해질 것입니다.

다음 그림은 여러 맞춤 서식을 지정한 모습입니다. 하나씩 실습을 통해서 익혀보세요.

※ Tip – 셀 내에서 줄 바꾸기

한 셀에서 줄을 바꿔서 데이터를 입력하는 방법은 서식에서 텍스트 줄바꿈을 선택해도 되지만, 입력도중 + 를 치면 자동적으로 셀 내에서 줄이 바뀌게 됩니다. 이 방법을 이용하는 것이 훨씬 간편하겠죠?

3> 글꼴

글꼴은 화면에 표시되는 글꼴의 종류와 글자 크기 등을 지정하는 부분입니다. 일반 워드 프로세서의 글꼴 지정 부분과 비슷합니다.

▶ 글꼴
선택한 텍스트의 글꼴을 바꾸는 부분입니다. 현재 시스템에 등록된 글꼴만 사용할 수 있으며, 시스템에 새로운 글꼴을 등록하려면 제어판의 – 글꼴 메뉴에서 할 수 있습니다.

▶ 글꼴 스타일
선택한 텍스트의 글꼴 스타일을 바꿉니다. 기본값으로는 “보통”이 선택되어져 있으며 선택한 글꼴에 따라서 옵션의 종류가 틀리게 나타납니다.

▶ 크기
선택한 텍스트의 크기를 바꿉니다. 프린터와 선택한 글꼴에 따라 사용 가능한 크기는 달라지게 됩니다.

▶ 밑줄
선택한 부분에 밑줄을 그으려면 밑줄의 종류를 선택하면 됩니다.

▶ 색
색상을 지정하는 부분입니다. 목록상자를 눌러서 원하는 색을 마우스로 선택하면 됩니다.

▶ 효과 / 취소선
선택한 텍스트나 숫자 위에 지우기 표시를 하려면, “취소선” 확인란을 선택하여 취소선을 그을 수 있습니다.

▶ 효과 / 위첨자, 아래 첨자
선택한 텍스트나 숫자에 위 첨자나 아래 첨자 서식을 지정합니다.

▶ 미리 보기
선택한 옵션에 따라 나타날 문서 모양을 미리 보여줍니다.

① 서식을 지정할 부분의 범위를 지정합니다. 그 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 단축메뉴에서 [셀 서식]을 선택합니다.

② 셀 서식 대화상자가 나타나면 [글꼴] 탭을 선택합니다. 원하는 글꼴과 크기 등을 선택한 후 [확인]을 클릭합니다.

③ 범위를 선택한 부분에 지정한 서식이 적용되었습니다.

다음은 다양한 글꼴 서식이 적용된 모습입니다.

4> 테두리
테두리는 셀의 테두리에 관한 서식을 지정하는 곳으로서 쉽게 표를 만들고 서식을 지정하는 곳이라고 생각하면 됩니다. 엑셀만의 특징인 셀의 속성을 이용해서 표를 만들 때 주로 이용합니다. 엑셀에서 표를 만드는 작업은
다음 순서를 따라서 하는 것이 좋습니다.

① 표를 만들 부분의 범위를 선택합니다. 그 후 [셀 서식] 대화상자를 나타냅니다. 표를 만들기 위해 [테두리] 탭을 선택합니다. 앞에서 배운 “3 단계”를 통해 테두리를 지정해줍니다.

② 표가 그려졌습니다.

5> 무늬
무늬 탭은 셀 자체에 색이나 배경무늬를 지정할 때 사용하는 메뉴입니다. 글꼴에서는 글자의 색만 변경할 수 있었고 셀의 배경에 색을 입히는 것은 무늬 탭에서 해주는 것입니다.

다음 그림은 시트 전체에 회색으로 음영을 적용하고, 테두리를 이용해 데이터를 강조한 모습입니다.
시트 전체에 음영을 적용시켰기 때문에 마치 셀이 없어진 것처럼 보이죠? 이렇게 엑셀을 응용해보면서 실력이 붙는겁니다.

① “시트 전체 선택 단추”를 클릭해서 전체 시트의 범위를 선택합니다.

② 셀 서식을 선택한 후 [무늬] 탭을 선택합니다. 셀 음영의 색을 “회색”으로 선택합니다.

③ 시트 전체에 회색 음영이 적용되었습니다.

④ 성적표 데이터의 범위를 선택한 후 다시 [셀 서식] 대화상자를 나타냅니다. 테두리를 설정하고, 배경색을 “노란색”으로 지정합니다.

⑤ 셀 서식이 변경되어 적용되었습니다. 셀 구분선이 보이지 않기 때문에 새로운 느낌을 받을 수 있습니다.

6> 보호
[보호] 탭은 셀에 입력된 데이터를 변경시키지 못하게 하거나, 입력된 수식을 감출 때 사용하는 부분입니다.
중 요한 데이터의 경우 이렇게 잠금을 해놓고 암호를 설정하면 암호를 모르는 사람은 그 데이터를 변경할 수 없게 되는 것이죠. 이 기능도 주로 데이터를 공유해서 사용하는 네트워크에서 그 효과를 발휘하게 됩니다.

▶ 잠금
선택한 셀을 변경하거나 옮기거나 크기를 조정하거나 삭제할 수 없게 합니다.

▶ 숨김
이 란을 선택하면 셀을 선택할 때 수식 입력줄에 수식이 나타나지 않습니다.

다음은 특정 시트보호를 적용해서 숨김과 잠금 기능을 활성화시키는 방법입니다.

① 도구 – 보로 – 시트보호를 선택합니다.

② 시트 보호 대화상자가 나타납니다. 보호할 대상과 암호를 입력한 후 [확인]을 클릭합니다.
암호는 반드시 입력해야 되는 것은 아니지만, 암호를 설정해두면 암호를 알고 있는 경우에만 시트 보호를 취소할 수 있습니다.

③ 시트보호가 설정되었습니다. 보호된 시트에서는 셀을 선택하도 수식 입력줄에 아무런 수식도 보이지 않습니다.

④ 만약 잠궈진 셀의 내용을 변경하려고 하면 다음과 같은 경고 메시지가 나타나게 되며, 내용의 변경은 불가능합니다.

시트보호를 취소하려면 [도구 - 보호 - 시트보호]를 선택하면 됩니다.

서식작업은 제가 항상 강조하는 것이지만 많이 해보는 사람이 이기는 겁니다. 여기에서 기본적인 사용방법을 알았다면 계속 실습해보는 것이 제일 중요합니다. 이거 명심!!

* 잠깐만!
현재 하는 작업은 모두 단축 메뉴나 도구 모음을 통해서도 가능한 작업입니다.
이건 기본기를 바탕으로 직접 해보세요. 자신에게 가장 알맞은 방법이 최고이니깐요!

2. 자동 서식으로 간단하게 작업 끝내기

자동 서식이란 엑셀에서 미리 만들어둔 서식을 활용하는 것을 말합니다. 엑셀 2000에는 모두 14개의 자동 서식이 만들어져 있으며 간편하게 서식을 적용할 때 유용하게 사용할 수 있습니다. 자동 서식을 지정하려면 서식을 지정하려는 범위를 선택한 후 [서식-자동 서식]을 클릭합니다. 그러면 자동 서식 대화상자가 나타나게 되는데, 여기에서 원하는 서식을 선택해서 확인 버튼을 클릭하면 됩니다.

① 서식을 적용할 범위를 선택한 후 [서식-자동서식]을 선택합니다.

② 자동 서식 대화상자가 나타납니다. 모두 14개의 서식이 있는데, 원하는 서식을 선택한 후 [확인]을
클릭합니다.

③ 자동 서식이 적용되었습니다.

④ 적용된 자동 서식을 지우려면 [서식-자동 서식]을 선택한 후 유형에서 “없음”을 선택하면 됩니다.

자동 서식은 독창적인 느낌을 다소 떨어질 수 있지만, 간편하게 많이 사용하는 서식을 지정할 때 많이 사용됩니다. 기본 서식 지정은 이것으로 끝~ 참, 실습하고 있죠?

관련 글이 없습니다.